E-Mail-Archivierung
eleven Archiving ist eine Lösung für die gesetzeskonforme langfristige Archivierung geschäftlicher E-Mail. eleven Archiving ermöglicht die Archivierung sowohl eingehender als ausgehender geschäftlicher E-Mail und steht als Managed Service zur Verfügung. Dabei werden die Nachrichten auf den Servern von eleven archiviert. Das Unternehmen muss daher keinerlei eigene Ressourcen zur Verfügung stellen. Zudem ist die Lösung vollkommen unabhängig von den im Unternehmen eingesetzten E-Mail-Systemen. Die für die Archivierung eingesetzte Infrastruktur ist redundant ausgelegt, um Datenverluste über die gesamte Archivierungszeit zu verhindern. Damit ist ein Maximum an Ausfallsicherheit gewährleistet und sichergestellt, dass die archivierten E-Mails nicht verloren gehen.
Datensicherheit und Skalierbarkeit
Die Lösung ist eine eleven Eigenentwicklung. Sie ist ausgelegt für beliebige Skalierbarkeit, höchste Datensicherheit, größte Datenmengen und beliebige Speicherzeiten. Damit ist sie für Unternehmen jeder Größe geeignet. Durch die Speicherung in getrennten Rechenzentren ist ein Höchstmaß an Datensicherheit gewährleistet und sichergestellt, dass der Ausfall eines Teilsystems keinerlei Auswirkungen auf die Speicherung der Daten und den Zugriff der Nutzer auf diese hat.
Die zu speichernde E-Mail wird zunächst von eXpurgate Managed Service auf Spam und Viren geprüft. Besteht sie die Prüfung wird sie an mindesten zwei Archiver weitergeleitet, wo sie vollautomatisch archiviert und indexiert wird. Diese befinden sich in unterschiedlichen Rechenzentren, so dass auch bei Ausfall eines Rechenzentrums keinerlei Daten verloren gehen. Die Daten werden verschlüsselt gespeichert (AES). Die genutzten Infrastrukturen, sind so ausgelegt, dass sie eine langfristige Speicherung gewährleisten und auch höchste Datenmengen gewährleisten können.
eleven Archiving bietet Unternehmen optimalen Datenschutz. So befindet sich die gesamte zur Archivierung eingesetzte Infrastruktur in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland, Dies gewährleistet die strikte Einhaltung der strengen deutschen Datenschutzvorschriften. Zur Wahrung des Mitarbeiterdatenschutzes kommt das Vier-Augen-Prinzip zur Anwendung. Grundsätzlich kann jeder Nutzer nur Zugang zu den eigenen E-Mails, ein Zugriff auf Daten anderer Benutzer ist nur nach Autorisierung durch einen zweiten Administrator möglich.
Erfüllung gesetzlicher Vorgaben
Alle E-Mails, die auf diese Weise über den eXpurgate Managed Service empfangen oder versendet sowie nicht als Spam oder Malware kategorisiert werden, speichert eleven Archiving dauerhaft und unveränderbar. Damit werden alle wesentlichen gesetzlichen Vorgaben zur Speicherung geschäftlicher E-Mail (v. a. GDPdU) erfüllt. Dies betrifft beispielsweise die Revisionssicherheit, d. h. die Unveränderbarkeit der E-Mail und der Ausschluss nachträglicher Manipulation sowie die gesetzlich vorgeschriebenen Archivierungszeiträume von 6 bzw. 10 Jahren (je nach Art des Dokuments).
Komfortables Web-Interface
Alle E-Mails werden vollautomatisch archiviert und indexiert. Die Volltext-Indexierung ermöglicht die schnelle und bequeme Suche nach archivierten E-Mails. Hierzu stellt eleven ein Web-Interface zur Verfügung. Dieses ermöglicht die Suche nach gesendeten wie empfangenen Nachrichten. Suchkriterien sind Absender bzw. Empfänger, Zeitraum und frei wählbare Stichworte. Die Suchkriterien können auch miteinander kombiniert werden. Zudem erlaubt die Lösung auch den Export von E-Mails als .eml-Datei sowie den Download einzelner Attachments.